Crear una imagen "viva" de un rango de Excel

Una característica de Excel muy útil es poder crear una imagen "viva" de un rango y ubicarla en cualquier otra ubicación. Esta técnica puede ser útil, por ejemplo, para imprimir rangos no contiguos en una única página.

Para usar esta característica hay que hacer lo siguiente:

1. Seleccionar un rango de celdas de Excel

2. Elegir la opción Copiar del menú Editar

3. Mantener apretada la techa "Mayús" y a continuación elegir del menú Editar la opción Pegar vínculos de imagen

El resultado es una imagen del rango seleccionado que reflejará cualquier cambio del rango origen. Esta imagen se podrá ubicar en cualquier sitio de la hoja.

¿Cómo crear un acceso directo a un informe Excel en el escritorio automáticamente desde Datacycle?

Datacycle reporting genera y distribuye automáticamente a través del correo electrónico informes en formato Excel, HTML o Access, pero, ¿Por qué no hacer que una vez generado el informe nos cree un acceso directo en el escritorio hacia ese informe en vez de enviarlo por correo?

Esto es posible gracias a una potente tarea que se puede definir dentro de un proceso de Datacycle Reporting, la tarea de Ejecución de scripts. Esta tarea se puede ejecutar al final de todo, de manera que la creación del acceso directo sea lo último una vez  llenado el informe con la información correspondiente.

A continuación se muestra un ejemplo programado en Visual Basic Script que utiliza una variable del proceso @PAR(TARGET_FILE_FULLPATH) que contiene el directorio y el nombre del informe que se generará, esto será útil para crear el acceso directo. La constante NETHOOD con valor &H10& indica el directorio donde queremos que nos cree el acceso directo, en este caso el escritorio, y por último nuestro acceso directo tendrá el nombre: InformeDatacycle

Sub CrearAccesoDirecto
    dim objWSHShell
    dim objShell
    dim objFolder
    dim objFolderItem
    dim strNetHood
    dim strShortcutName
    dim strShortcutPath
    dim objShortcut

    Const NETHOOD = &H10&

    Set objWSHShell = CreateObject("Wscript.Shell")
    Set objShell = CreateObject("Shell.Application")

    Set objFolder = objShell.Namespace(NETHOOD)
    Set objFolderItem = objFolder.Self
    strNetHood = objFolderItem.Path

    strShortcutName = "InformeDatacycle"
    strShortcutPath = "@PAR(TARGET_FILE_FULLPATH)"
    Set objShortcut = objWSHShell.CreateShortcut (strNetHood & "\" & strShortcutName & ".lnk")
    objShortcut.TargetPath = strShortcutPath
    objShortcut.Save

End Sub

Formato numérico personalizado (II)

En un boletín anterior mostramos el uso del formato numérico personalizado en celdas de Excel. En este caso iremos un paso más allá y lo usaremos para definir formatos personalizados de los números visualizados en una tabla dinámica. El proceso es muy similar, pero con la ventaja que Excel dinámicamente aplica el formato personalizado aunque se altere la posición, filtros y campos de la tabla dinámica. Esto es muy útil cuando queremos mostrar desviaciones de previsiones o crecimientos que exceden unos límites que nos hemos marcado.

En el ejemplo, queremos que un informe de ventas de tabla dinámica muestre el valor de la columna "diferencia respecto a año anteror" en rojo si es el incremento está por debajo de -10%, en verde si es superior al 10%, o en negro en cualquier otro caso.

Nos situaremos en la tabla dinámica, en una de las celdas del campo que queremos formatear y pulsaremos el botón derecho del ratón. En el menú contextual que aparecerá de Excel iremos a "Configuración de campo..."

Y en el siguiente diálogo pulsaremos "Número".

Nos situaremos en la opción "Personalizada".

En "Tipo:" pondremos "[verde][>0,1]0,00% ;[Rojo][<-0,1](0,00%);0,00%", tal y como muestra la figura anterior. Al aceptar, veremos como ya tenemos personalizado el formato en el que se muestra la columna "Diferencia".

Apesoft estrena nueva sede corporativa en una Masía de nueve siglos de antigüedad

El pasado lunes 28 de enero, Apesoft inauguró su nueva sede corporativa en una Masía de nueve siglos de antigüedad ubicada en el Parc Tecnològic del Vallès.

Desde que inició su actividad en el año 1994, Apesoft ha estado situada en el Centro de empresas de nuevas tecnologías del mismo Parque Tecnológico. A lo largo de estos años, y debido al crecimiento experimentado, ha ido cambiando de ubicación siempre dentro del mismo centro de empresas. Con el fin de afrontar el crecimiento actual y futuro, una vez más, se hacía necesario buscar una nueva oficina que cubriera mejor las necesidades de la compañía. 

La Masía de Can Fatjó del Molí ha sido el lugar elegido para acoger la nueva sede corporativa de Apesoft. Sin duda, un lugar privilegiado por su situación, entorno, infraestructura e historia, y es que hasta el año 1987, año en que se inició el proyecto de construcción del Parque Tecnológico del Vallés, estuvo ocupada por numerosas generaciones de una familia de campesinos de Cerdanyola del Vallés. 

A partir de ahora podrán encontrarnos en la siguiente dirección:

Apesoft

Masia Can Fatjó del Molí, s/n

Parc Tecnològic del Vallès

08290 Cerdanyola del Vallès

Estaremos encantados de atenderle en nuestras nuevas instalaciones.

Galería de imágenes de la nueva sede corporativa de Apesoft

Fachada principal Masía

Recepción

Área Administración y Finanzas

Hall 2ª plta.

Detalle Gandalf Meeting Room

Dirección Operaciones

Área Consultoría

Área I+D

Área Ventas y Marketing

Dirección General

Taaf integra la solución DataCycle Reporting en su oferta ERP para el sector inmobiliario

Taaf, empresa especializada en el desarrollo e integración de soluciones informáticas para el sector inmobiliario, tanto para la administración de fincas como inmobiliarias, ha confiado en la solución DataCycle Reporting para ser integrada en su oferta ERP como un módulo adicional de generación de informes, cuadros de mando y alertas.

Después de haber evaluado distintas soluciones, Taaf decantó su decisión a favor de DataCycle Reporting. El hecho de que la solución fuera basada en Excel, el entorno más amigable de análisis de información para los usuarios, la rápida puesta en marcha y mínimo desarrollo hacían que fuera la solución que mejor encajaba con su ERP, que también destaca por su sencillez de uso e interfaz intuitiva.

Gracias a este acuerdo, Taaf se beneficiará de las condiciones especiales y ventajas que ofrece el programa OEM de Apesoft, y que permite a los fabricantes de software disponer de una solución de análisis y reporting completamente integrada a sus aplicaciones con unos costes de desarrollo y mantenimiento mucho menores.

Acerca de Taaf

TAAF es una empresa que desarrolla e integra soluciones informáticas para el sector inmobiliario, tanto para la administración de fincas como inmobiliarias.

TAAF ofrece una gama de aplicaciones informáticas destinadas a gestionar comunidades de propietarios, inmobiliarias, asociaciones y arrendamientos de fincas, todas son intuitivas y fáciles de usar, con las que se ahorra tiempo y minimiza esfuerzo, dando un mejor servicio a los clientes.

www.taaf.es

Copia de seguridad del contenido de un directorio desde Datacycle

Los procesos de Datacycle Reporting permiten definir tareas de Tipo Ejecución de Scripts. En este ejemplo vamos a utilizar la tarea para realizar una copia de seguridad de un directorio con todo su contenido en otro directorio nuevo.

A continuación se muestra el script programado en lenguaje Visual Script. El directorio a copiar es C:\Scripts y se creará una copia en C:\Scripts2:

Sub CopiaDirectorio()

    Dim objFSO

    Const OverWriteFiles = TRUE

    Set objFSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    objFSO.CopyFolder "C:\Scripts" , "C:\Scripts2" , OverWriteFiles
End Sub

Abrir e Imprimir un documento de Word dinámicamente desde Datacycle

Datacycle Reporting permite, dentro de un proceso, definir diferentes tipos de tareas y una de las que ofrece mayor versatilidad es la de Ejecución de Códigos Scripts.

A continuación tenemos un ejemplo que permite automatizar la apertura de un documento Word (Ejemplo.doc) ubicado en un directorio determinado (C:\scripts) y luego imprimirlo en la impresora predeterminada. El lenguaje que se ha utilizado es Visual Basic Script:

Sub OpenAndPrint

    Dim objWord , objDoc
    set objWord = CreateObject("Word.Application")
    Set objDoc = objWord.Documents.Open("C:\scripts\Ejemplo.doc")

    objDoc.PrintOut()
    objWord.Quit

End Sub

Apesoft se lanza a la conquista del mercado de Estados Unidos

En el pasado número del boletín DataCycle World anunciábamos la apertura de una nueva oficina de Apesoft en Madrid durante este mes de enero. Siguiendo con su estrategia de expansión y crecimiento, Apesoft, tiene previsto iniciar actividad en el mercado estadounidense dentro de los próximos días. La actividad se arrancará en el estado de Florida y paulatinamente se irá abriendo en nuevos estados, de la Costa Este a la Costa Oeste.

Este gran reto para el 2008 se engloba dentro de un importante y ambicioso proyecto de Internacionalización que culminará con el inicio de actividad en Europa, en países como Alemania, Portugal, Reino Unido, Países Nórdicos, Italia, Francia….

La planificación de iniciativas en el Cuadro de Mando Integral

La mayoría de las empresas dedican el 95% del tiempo de trabajo de un año a las mismas tareas que lo dedicaban el año anterior. El 5% restante se dedica principalmente a proyectos diferentes un año de otro, que deben permitir mejorar la situación de la compañía respecto al estado anterior. Estos proyectos de mejora, que bajo la terminología de Cuadro de Mando Integral se denominan iniciativas, deberían lógicamente estar alineados con la estrategia de la empresa. De hecho, sabiendo que este 5% es crítico para la evolución de la compañía hacia una empresa mejor, y siendo tan escaso el tiempo que se dedica (sólo un 5%), se vuelve vital:

1. Una buena selección de iniciativas
2. Una efectiva definición y planificación de las mismas.

Respecto a la selección de iniciativas, existen varias formas para organizarse y tener una selección y aprobación de proyectos coordinada y alineada con la estrategia. Es toda una disciplina que ha encontrado nombre los últimos años: Project Portfolio Management o PPM. De ella hablaremos en otro artículo.

Nos centraremos en la definición y planificación efectiva de las iniciativas, donde naturalmente valen todos los conceptos de gestión de proyectos aprendidos y que conozca cada compañía. Pero aquí radica el principal problema: muy pocas personas en las empresas tienen la debida formación en gestión de proyectos, exceptuando áreas que tradicionalmente ya gestionan de ese modo, como podría ser Informática y quizás Marketing. En cambio, tenemos iniciativas claves en muchas otras áreas de la empresa, como Comercial, Recursos Humanos, Logística, Control de gestión, Dirección, ... cuyos líderes de estos proyectos no tienen la formación apropiada relativa a gestión de proyectos.

Veamos una introducción a qué puntos debería de tener una buena definición y planificación de un proyecto:

1. El propósito. Se trata de definir qué factores motivan el proyecto, qué misión tiene y qué objetivos estratégicos impulsa.
   
2. El Alcance. Principalmente definir qué incluye el proyecto y que es lo que no incluye. Suele ser más "edificante" definir que es lo que No incluye, especialmente aquellos puntos que están en la frontera de lo que uno podría esperar que fuera incluido en el proyecto.
   
3. Resultados esperados. En términos económicos, en clientes, en procesos, etc ...
   
4. Para quién es el proyecto. Definir quién es el cliente (interno o externo) y quién es el usuario del proyecto.
   
5. Entregables generados. Resultados físicos tangibles que generará el proyecto, normalmente documentos, maquetas, sistemas, ...
   
6. Recursos necesarios. Desde personas a recursos económicos
   
7. Plan. Lista de Hitos principales y de tareas para conseguirlos. Los Hitos son puntos de control con fecha determinada y con unos resultados determinados y objetivos que deben de haberse conseguido en ese punto. Permiten un mejor control del proyecto dividiendo el proyecto en partes.
   

En la imagen anexa pueden ver con más detalle cada uno de estos elementos, organizados en forma de esquema mind map (mapa mental) creado con el software MindManager.


Outcome Based Planning

Exportar campos de gran tamaño a Excel con DataCycle Reporting

Algunos clientes traspasan a Excel tipos de datos descriptivos además de los estándares numéricos, fechas y atributos.

La tarea ‘ Insertar datos ’ de DataCycle Reporting, es una de la más usadas en los procesos ya que es la encargada de traspasar los datos desde los sistemas de explotación a los informes BI (Business Intelligence).

Cuando se necesite traspasar columnas de gran tamaño (por ejemplo tipo Text de SQLServer) y se prevea que los registros contengan mucha información en dichas columnas ( + de 1000 caracteres), es aconsejable modificar el tipo de Inserción de la Tarea ‘ Insertar Datos ’ y definirla como ‘Modalidad OLE paso a paso’.

Con esta modalidad se evita, en la mayoría de ocasiones, que en la transferencia a Excel se pierda información y no se pase todo el contenido de las columnas con un tipo de datos de gran tamaño.

Para realizar el cambio se debe usar el botón Avanzado que aparece en el Paso 3 de la definición de la tarea.