Descubra nuestra Knowledge Base

En la web de Apesoft existe una Knowledge Base (Base de Conocimiento) accesible a todo el mundo, en la cual se encuentran documentadas soluciones a dudas y casos de soporte a nuestros clientes. Además, también se encuentran interesantes trucos para ayudarles en el uso de nuestras soluciones.

Si tiene alguna duda y consulta vaya directamente a la Knowledge Base, quizás encuentre la solución al instante.

Puede acceder a este servicio de dos formas, o bien a desde DataCycle Reporting, menú ayuda de la aplicación, opción "Acceder a la Base de Conocimiento", o bien en el menú de "Soporte" de la web de Apesoft, apartado "Knowledge Base".

De todas maneras le adjuntamos el link para que pueda ir directamente a esta sección: http://emea.apesoft.com/knowledge-base/

Ejecutar la planificación de un proceso el primer día laborable de cada mes

A veces nos puede interesar planificar un proceso para que se ejecute el primer día laborable de cada mes porque, por ejemplo, los dias festivos y el fin de semana el PC servidor está parado y hasta que el día no es laborable no se enciende y se arranca la aplicación que gestiona las planificaciones, el DCServer.exe

Los pasos son los siguientes:

1. Crear una tabla que contenga un campo de tipo fecha, por ejemplo, FechaEjecucion, con tantos registros como dias se ha de ejecutar el informe. En este caso como es el primer dia laborable de cada mes, será 02/01/06, 01/02/06, 01/03/06, 3/04/06,..

Para facilitar este paso, se puede utilizar una hoja Excel y crear una columna que contenga las fechas que nos interesan

2. Definir un nuevo perfil de base de datos, en DataCycle, contra el Excel creado anteriormente e importar la hoja que contiene las fechas.

3. Definir una consulta nueva y seleccionar la hoja de Excel.

4. Crear un proceso nuevo de tipo condicional donde se ejecute el proceso cuando la fecha de la tabla coincida con la fecha de Hoy. La sentencia de Evaluación ha de ser la consulta contra la tabla creada anteriormente y en la parte de filtros, incluir la cláusula: FechaEjecucion igual Date() . La función Date() nos devuelve la fecha de hoy.

Insertar en las tareas todos los pasos que correspondan para generar el Excel.

5. Crear una planificación diaria contra este proceso condicional.

Cada día se lanzará el proceso pero realmente sólo se ejecutará aquellos días donde la fecha actual coincida con alguno de los días que hay en la tabla.

Aplicar colores al valor Máximo/Mínimo de una lista

Update on 04-10-2006 by Sofia Canela

Además de las funciones MAX y MIN para resaltar cuál es el mejor y peor, tenemos una función muy útil también.

percentil es una función que en vez de devolver el MAXIMO, devuelve el valor que representa el mejor x%, por ejemplo:

DCR A	7.200,00
DCR B	60.000,00
DCR C	20.000,00
DCR D	26.000,00
DCR E	21.000,00
DCR F	12.600,00
DCR G	12.550,00

PERCENTIL(D5:D11;80%)=

25000

de modo que con la misma técnica de recolorear el maximo, podemos recolorear todos los elementos cuyo valor sea igual o superior a 25.000 y estaremos indicando cuáles están por encima del 80% de valor, o lo que es lo mismo: cual es el mejor 20%. Naturalmente esta técnica tiene mucho sentido cuando hay varias columnas de datos numéricos, el conjunto de datos está ordenado por una columna que no es la que se quiere colorear.

Perspectiva de impulso: Indicadores de realización o de consecución de objetivos

La perspectiva de impulso, en un mapa estratégico que siga el modelo clásico de Norton y Kaplan, es aquella que ofrece a la empresa los recursos necesarios para cumplir eficientemente los procesos clave de la empresa. Según este modelo se consideran tres ámbitos: el informático, los recursos humanos y los procesos organizativos.

A partir de esta definición, determinar los objetivos estratégicos de esta perspectiva es una tarea relativamente fácil. En cambio es mucho más difícil encontrar buenos indicadores.

En un Cuadro de Mando tradicional, se incluyen indicadores del estilo de número de ordenadores, horas de formación de una herramienta concreta o días necesarios para cubrir una baja laboral.

No nos damos cuenta de que esta perspectiva no es un fin en sí misma sino que en realidad es un medio para la consecución de fines mayores. Por lo tanto los indicadores serán mejores en cuanto representen esta consecución. Por lo tanto proponemos estos indicadores:

En lugar del número de ordenadores debemos considerar el porcentaje de personas clave o de procesos clave que tiene acceso ‘on-line’ a la información que necesitan.

En lugar de las horas dedicadas a formación hay que considerar su aprovechamiento y por lo tanto el grado de mejora y capacitación del personal que ha recibido las formaciones.

Finalmente no es tan importante saber los días necesarios para cubrir una baja laboral como saber el grado de previsión del departamento de recursos humanos para cubrir las eventualidades del personal con perfil estratégico.

Insertar un link a un fichero en un correo electrónico generado por DataCycle Reporting

A veces nos puede interesar que las personas que reciben un correo electrónico generado por DataCycle reporting no reciban un fichero adjunto sinó un link a un directorio de red donde DataCycle ha depositado este fichero.

Esto es posible, si en el cuerpo del mensaje de correo, dentro de un proceso de DataCycle, escribe el prefijo File://  seguido del directorio completo junto con el nombre del fichero. 

Debe tener en cuenta que si el nombre del directorio contiene espacios en blanco hay que sustituirlos por los carácteres: %20.

Por ejemplo, el correcto formato del directorio:
C:\Archivos de programa

Sería.
C:\Archivos%20de%20programa

Copia de seguridad de ficheros a través de DCReporting

Es posible crear copias de seguridad de ficheros a través de código script programado en una tarea de un proceso de DataCycle Reporting.

La tarea que permite ejecutar código script programado en VBScript o JavasCript es: Código Script. Cree un proceso compuesto e inserte una tarea de este tipo con el código que se especifica a continuación:

El siguiente script copia un fichero y crea otro con un nombre distinto.

Título tarea: Copia de seguridad del repositorio

Lenguaje: VBScript

Función de inicio de ejecución: CopiarFichero

Código del Script:

Sub CopiarFichero()      Dim fs, origen, destino      set fs = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")      origen = "C:\Archivos de programa\DC-Reporting\BBDD\Demo\dcdemo2005.mdb"      destino = "C:\Archivos de programa\DC-Reporting\BBDD\Demo\dcdemo2005bck.mdb"      fs.CopyFile origen, destino End Sub

Validar el contenido de parámetros de un proceso

En la nueva versión de DataCycle es posible validar el contenido que introduce un usuario en los parámetros de un proceso a través de código script.

Para crear una función de validación, hay que acceder al menú Proyecto- opción: Tipos de parámetros del proyecto actual, seleccionar el tipo de parámetro y pulsar el botón "Editar Validación".

Para usar la función de validación en un parámetro de un proceso, el parámetro debe tener asociado el tipo de parámetro que tiene definida la función.

Otra manera de crear el script de validación accediento desde el proceso es: Editar el proceso y acceder a la opción "Ver parámetros" del menú de herramientas. Una vez aquí, seleccionar el parámetro y pulsar el botón "Editar tipos".  Este botón enlaza con los tipos de parámetros definidos en un proyecto de DCReporting y puede acceder al botón "Editar Validación".

El siguiente script serviría, por ejemplo, para validar si el contenido que escribe un usuario en un parámetro es numérico:

Lenguaje: VBScript

Función de inicio de la ejecución: Validar

Valor de retorno en caso de éxito: 1

Function Validar()
   If IsNumeric("@PARVALUE") then
      Validar=1
   Else
      msgbox "Introduzca un valor numérico"
      Validar=0
   End if
End function

Tipificar los resultados por rangos

Cuantas veces ha querido analizar los clientes por rango de edad, o las vendas según su cuantía, o agrupar bajo un mismo concepto un rango de cuentas contables.

Es difícil diseñar una consulta SQL que categorice o tipifique un dato a partir de una cifra. Con Excel es muy fácil de hacer. Lo conseguirá con la función BUSCARV con el último parámetro con valor VERDADERO.

Recordamos que el formato de la función BuscarV es el siguiente:

  BuscarV (Elemento buscado, rango en el que se busca, Columna devuelta, Tipo de comparación)

Por lo tanto busca el elemento buscado en el rango y en caso de encontrarlo devuelve el elemento de la celda que está a la derecha (tantas columnas como se indique). Ahora explicamos el último parámetro.

Vea este ejemplo:

Cree en su plantilla Excel la lista que categoriza un dato:

Una fórmula como ésta nos ayudará:

La fórmula puede ser copiada automáticamente desde DataCycle Reporting, nos dará la tipología que puede ser analizada desde una tabla dinámica.

En este caso aprovechamos el valor VERDADERO del 4º parámetro de la función BUSCARV, parámetro que pocas veces se usa y que casi siempre se hace con el valor FALSO que permite encontrar un valor que coincide exactamente y no como en este ejemplo en el que se encuentra un valor por rango.

ABERTIS TELECOM analiza la información de la red de televisión y radio gracias a DataCycle Reporting

Abertis Telecom es la empresa líder en España en infraestructuras y servicios de telecomunicación. A través de su red de infraestructuras da servicio de transporte y difusión de las señales de televisión y radio, tanto analógicas como digitales, servicio de radiocomunicaciones para cuerpos de seguridad y emergencias y servicio de telecomunicaciones para operadores.

Posee una amplia red de infraestructuras con equipos distribuidos por toda la geografía española, entre las que destacan Torrespaña y Torre de Collserola.

Debido al gran volumen de equipos, y también a la heterogeneidad de los mismos en cuanto a tecnologías y fabricantes, en el año 2002 se inició un ambicioso proyecto, cuyo objetivo principal era el de identificar y reducir las elevadas tasas de eventos que llegaban a los sistemas de gestión que controlan dichos equipos. Durante los años 2003 y 2004 se implementó un sistema DataWareHouse para centralizar todos los eventos de los principales sistemas de gestión. Un año después, este sistema dispone de mas de 10 millones de eventos. Para la extracción de datos, diseño de informes, envío por Email y publicación en red, se adquirió Datacycle Reporting a finales del 2003, ya que aparte de su facilidad de uso y generación de informes directamente en Excel, tenía una relación calidad-precio excepcionales.

Actualmente, con Datacycle Reporting se obtienen diariamente más de 50 informes diferentes, que se envían a un total de 80 personas. El próximo paso a realizar será la implantación de MyVision, ya que la publicación y ejecución de informes vía web es muy necesaria cuando el número de receptores de los informes es elevado.

Falsos Mitos del Cuadro de Mando Integral

El cuadro de mando integral (CMI) es un instrumento de gestión que empieza a provocar un gran interés en las empresas medianas españolas. Durante la introducción del concepto de cuadro de mando integral en las grandes empresas se vió una serie de mitos preestablecidos en las mentes de los directivos, que resultan ser tremendamente falsos y que ayudan a comprender en más profundidad el concepto.

Vamos a tratar de hablar de los más importantes:

1. El cuadro de mando integral es sólo para la Dirección
2. Si estamos en un proceso de cambios no vale la pena arrancar un proyecto de Cuadro de Mando Integral
3. El Cuadro de Mando Integral es una herramienta informática.

(1) El Cuadro de Mando Integral es sólo para la Dirección (FALSO)

El CMI es esencialmente un instrumento que permite medir la ejecución de la estrategia marcada por la empresa, y llegando sólo a nivel directivo tendríamos información sobre las mediciones pero perderíamos algo esencial: involucrar al resto de la organización en la consecución de los objetivos marcados por la estrategia. Quién ejecuta la estrategia no son los directivos, son los empleados situados a distintos niveles, y el Cuadro de Mando Integral es perfecto para comunicar que se espera de sus funciones y comunicar cuáles son sus prioridades.

(2) Si estamos en un proceso de cambios no vale la pena arrancar un proyecto de Cuadro de Mando Integral (FALSO)

El CMI explicita una estrategia y la convierte en operativa, efecto muy interesante precisamente cuando se está en momentos de cambios y queremos comunicar y medir qué esperamos con los cambios y qué efectos deben producirse.

Cuando hay fusiones o compras de empresas permite compartir claramente una misma cultura de medición.

Cuando hay cambios en los miembros de la Dirección, define un nuevo estilo de gestión y de liderazgo que se concreta muchas veces con la implantación de un CMI.

Por lo tanto, precisamente en los momentos de cambios, es cuando tiene mucho valor un CMI.

(3) El Cuadro de Mando Integral es una herramienta informática (FALSO)

El tremendo desarrollo de las tecnologías de la información hace a veces olvidar que sólo funcionan si van conjuntadas con dos elementos más: Personas y procesos.

Las personas son las que van a usar esas tecnologías, y la forma de usarlas y la integración con los procesos de negocio existentes comopnen los procesos de uso de la tecnología. Realmente un proyecto de CMI tiene los riesgos más importantes en las personas y en los procesos, casi nunca en las herramientas informáticas.

En un proyecto de CMI, la involucración efectiva de las personas es un factor crítico, desde la sensibilización de los directivos hasta el consenso de indicadores y objetivos con los empleados de distintos niveles jerárquicos.

Finalmente, el proyecto de CMI debe quedarse dentro de la empresa y formar un proceso contínuo de comunicación de resultados y toma de decisiones/acciones para mejorarlos.