Conseguir una gráfica dentro de las propias celdas

Una manera muy rápida de tener una gráfica sin insertar un gráfico.

No mostrar los botones de un informe al imprimirlo

A veces tenemos personalizados los informes, por ejemplo el Balance de Sumas y Saldos, con botones y listas de manera que nos permiten filtrar la informacion del informe o bien realizar diferentes acciones sobre el mismo.

En la mayoría de los casos el informe tiene un diseño que permite ser imprimido en papel para ser entregado o bien para ser consultado y nos interesa que no aparezcan los botones o controles que tengamos insertados.

Para permitir que un informe al ser imprimido no muestre estos controles hay que hacer lo siguiente, una vez situado el ratón encima del control:

1. Pulsar el botón derecho del ratón.

2. Seleccionar la opción  Formato de control.

3. En la pestanya Propiedades, buscar un flag que dice Imprimir objeto que por defecto está marcado.

4. Desmarcar el flag y pulsar el botón Aceptar. 

5. Realizar esta acción para todos los controles del informe.

Al hacer una vista previa del informe ya se puede apreciar que no aparecen los controles 

Abrir 2 hojas de cálculo Excel en 2 ventanas diferentes

¿Cuantas veces hemos tenido abiertas varias hojas de cáclulo de Microsoft Excel y al cerrar a través del botón X de la ventana exterior se nos han cerrado todas hojas de Excel de una vez? o bien, ¿Cuántas veces nos han dejado de funcionar macros (funciones) personalizadas en una hoja de cálculo al abrir simultáneamente otra hoja?

Esto es debido a que por defecto, cuando se abren diferentes hojas de cálculo de Excel se abre una única instancia con tantas ventanas dentro como hojas de cálculo diferentes haya.

Este comportamiento se puede variar a través de las opciones del Explorador de Windows. El resultado será una instancia de Excel para cada hoja de cálculo, de manera que cada hoja estará aislada.

Los pasos son los siguientes:

1. Abrir el explorador de Windows
2. Menú Herramientas -  Opciones de carpeta y seleccionar la pestaña Tipos de archivo.
3. Buscar el tipo: XLS - Hoja de càlculo de Microsoft Excel
4. Clickar el botón Opciones avanzadas
5. Seleccionar la acción Abrir y pulsar el botón Modificar
6. La opción Aplicación utilizada para realizar la acción tiene el siguiente texto:
        "C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office10\EXCEL.EXE" /e
7. Se ha de añadir al final de la linea "%1" y quedará de la siguiente manera:
        "C:\Archivos de programa\Microsoft Office\OFFICE11\EXCEL.EXE" /e "%1"
8. El siguiente paso es desmarcar el check Utilizar DDE
9. Pulsar el botón Aceptar 2 veces y cerrar la ventana.

Probar y abrir 2 hojas de cálculo para ver la diferencia. 

Carandini confía en DataCycle Reporting para explotar la información de sus sistemas

CLIENTE

C. & G. Carandini S.A. empresa fundada en 1919 con larga tradición en el sector de la iluminación industrial y técnica. Pertenece desde el año 2000 al grupo industrial Acuity Brands con sede en Atlanta y que engloba a nivel mundial a más de 15.000 empleados. El mercado de influencia de Carandini se basa mayoritariamente en la venta de soluciones de iluminación en el mercado Español, Portugués y Francés.

SITUACIÓN

Carandini cuenta con información en dos bases de datos no vinculadas. Por un lado, SQL Server con sistema de gestión CRM propio, desarrollado a medida para la gestión del área comercial. Por otro lado, cuenta con AS-400 y ERP propio, para la gestión operativa y financiera.

El objetivo era el de realizar una explotación de la información de las dos plataformas con el fin de mantener informado a todos los departamentos.

Los principales retos a los que se enfrentaban eran:

• contaban con demasiada información alimentada al sistema y eso hacía que tuvieran poca visibilidad de negocio,
  
• las consultas a la base de datos eran complicadas y tenían dificultades en mantener la información,
  
• perdían mucho tiempo formateando y confeccionando informes en formato Excel,
  
• había muchos departamentos con una ceguera total de su gestión
  

SOLUCIÓN

Para resolver toda esta problemática de Reporting iniciaron un proceso de evaluación de herramientas. De entre todas las que evaluaron, por ejemplo, Crystal Reports o Hyperion, encontraron que la mayoría de ellas conllevaba un trabajo de parametrización bastante importante que hacía que el proyecto de implantación de la herramienta fuera inviable para Carandini. Además, otra de las barreras de decisión estaba en el precio, que en algunos casos comportaba una inversión demasiado elevada.

Según Sergi Muñoz, Director de Control de Gestión de Carandini, estas fueron las principales razones que hicieron que se decidieran por la solución DataCycle Reporting, por orden de importancia:

• Interface de usuario en Excel, lo cual minimizaba considerablemente los costes de formación a todo el personal, solo se tuvieron que centrar en recibir formación un grupo muy reducido de usuarios (diseñadores y administrador). Además, el hecho de que la interface de usuario sea en Excel también minimiza mucho el impacto tecnológico de entrada de una nueva herramienta en la compañía y contribuye a la aceptación del nuevo sistema.
  
• Parametrización fácil
  
• Precio
  
• Implantación inmediata
  
• Resultados en el mismo momento

En su implantación, la solución DataCycle Reporting, ha sido extendida a la mayoría de departamentos de la organización: Comercial, Finanzas, Operaciones, Control de Gestión e Informática. De entre todos los informes que se han conseguido automatizar cabe destacar: entrada y salida de pedidos, advertencia sobre pedidos críticos, estado cartera de pedidos, estadísticas de ventas para el área comercial, informes de control presupuestario o informes control cartera efectos, entre muchos otros.

A modo de ejemplo, estas son algunas de las mejoras que les ha proporcionado DataCycle Reporting:

Gestión de Cobros. Cuando en una factura se ha superado el vencimiento, el sistema envía, de forma automatizada, un informe que alerta al comercial de que el cliente todavía no la ha abonado. Antes sólo había constancia en el Dpto. de Finanzas, ahora los comerciales pueden ayudar a reclamar pagos de sus clientes al dpto. financiero y tienen constancia de un hecho que antes no sabían, y que además puede ayudarles también a la hora de una negociación.

BENEFICIOS

Gracias a DataCycle Reporting, Carandini, ha conseguido una reducción de tiempo muy considerable a la hora de confeccionar informes, una alimentación automática de la información por departamento y persona y una alineación total en las necesidades y prioridades de control de objetivos entre departamentos.

En definitiva, estos son algunos de los numerosos beneficios que les ha aportado la solución en la empresa:

Reducción del tiempo de comunicación, gracias a la distribución de informes automatizados que los usuarios reciben directamente en su correo electrónico.

Mejora en el tiempo de respuesta a cualquier problemática, por la distribución automatizada de informes y alertas que avisan a los usuarios ante desviaciones y acontecimientos inesperados.

Unificación de los criterios de información, antes podían encontrarse resultados diferentes de una misma información, ahora DataCycle Reporting integra los datos de todos los sistemas en plantillas Excel de forma automatizada facilitando que la información que reciben los usuarios sea homogénea.

Se han roto islas de información “privilegiada”, gracias a la capacidad de difundir de forma masiva la información todo el mundo está informado de la gestión de su área, antes solo disponían de información un grupo reducido de personas.

Aumento de la calidad de la información introducida en el sistema.

CONCLUSIONES

Según palabras de Sergi Muñoz, Director de Control de Gestión de Carandini: “La mejora en la gestión ha sido tan significativa que consideramos muy crítico estar más de tres días sin recibir la información”

¿Cómo medir la formación en un cuadro de mando integral?

Al plantear una estrategia bien detallada, tarde o temprano acabaremos hablando de la formación. ¿Pero qué formación? ¿A quién formamos? ¿Es el plan de formación general que tiene toda empresa?

Pues bien, en el contexto de cuadro de mando integral donde lo que nos importa es trasladar a la ejecución una estrategia planteada, debemos centrarnos en la formación de unos pocos individuos, es lo que se denomina perfiles estratégicos. Es decir, para cualquier estrategia definida, existe un conjunto reducido de familias de puestos de trabajo que son muy importantes para la ejecución de dicha estrategia, y además se cumple la ley de Pareto: menos de un 20% de las familias de puestos de trabajo de la empresa serán estratégicos para la ejecución de la misma. Cabe señalar que cada estrategia puede tener perfiles estratégicos distintos, ya que no estamos hablando de "quién, en general es estratégico para la empresa" sinó de "quién, si se quiere ejecutar tal estrategia, es importante para ello".

Una vez identificados los perfiles estratégicos, debemos de estudiar que formación les falta para poder ejecutar eficazmente los procesos internos que hayamos considerado claves. Una buena técnica que ayudaría es definir qué competencias son necesarias (gestión por competencias), pero esto ya lo comentaremos en otro artículo.

Recuerdo un proyecto donde la parte comercial era estratégica para poder ejecutar los planes, concretamente una fuerza de 11 comerciales que siempre habían vivido de explotar su cartera, y ahora la estrategia mandaba adquirir nuevo cliente y por tanto prospectar mercado. No tenían las habilidades necesarias para ello, ni conocían las nuevas herramientas que se iban a poner a su disposición, por lo tanto se definieron planes de formación para ese grupo, considerado perfil estratégico, tanto para potenciar habilidades como para uso de metodologías y herramientas.

Pero ¿Cómo se mide un plan de formación? pues como muchos otros objetivos estratégicos se puede medir el efecto del mismo o su ejecución. El efecto de un plan de formación podría ser el "gasto en formación" que se ha producido. Desde mi punto de vista es una forma un tanto "engañosa" de medir los planes ya que el indicador gasto en formación podría ser OK pero realmente se ha gastado en cursos no necesarios. Es mejor medir la ejecución del plan de formación, y una buena forma de hacerlo es definir en un Excel ese plan, mes a mes con los cursos planificados, los alumnos previstos y las horas de formación, junto con los alumnos y horas reales que se han formado. La comparativa real vs. previsto dará origen al indicador % cumplido del plan estratégico de formación. Si no se desea llegar a tanto detalle también podemos medir simplemente la ejecución de cursos: % de cursos realizados vs. planificados.

Para terminar veamos un ejemplo:

Formato numérico personalizado

En ocasiones, es interesante definir el formato de una celda o un campo de Excel y especificar un comportamiento personalizado según nuestros requerimientos.

Por ejemplo, podemos definir un formato numérico que cambie el color de la fuente en función del contenido de la celda (no es el formato condicional del menú de Excel, sino que se aplica directamente en el formato de la celda, como opción "Personalizado").

En nuestro ejemplo queremos que el número se visualice en verde si es superior a 100, en rojo y con paréntesis si es inferior a -100 y normal (negro usualmente) en otro caso. Así la fórmula sería:

[verde][>100]#.### ;[Rojo][<-100](#.###);#.###

Creación de una lista a partir de los valores de un filtro

Puede ser interesante la recuperación de los valores diferentes que muestra la lista de un autofiltro. Para ello, utilizamos la opción de filtro avanzado. En el ejemplo mostrado, seleccionamos el campo país para crear una lista con los diferentes países del listado.

Reducir el tamaño de informes generados por Datacycle Reporting

Existen informes generados por Datacycle Reporting, como la cuenta de explotación, cuyo tamaño puede llegar a ocupar más de 5 MB y es inviable enviarlo por correo electrónico.
Para poder reducir el tamaño de informes generados por Datacycle Reporting y resolver el envío de informes a través de correo hay varias opciones:
- Eliminar hojas del informe Excel cuya información no es necesaria para el usuario final.
- Comprimir el informe resultante a formato ZIP

En este ejemplo, vamos a realizar las dos opciones en un proceso:

Paso 1. Modificar el Diseño (Plantilla) para que contenga una macro que permita ser ejecutada desde las tareas de Datacycle y elimine las hojas del informe que queramos. El código es el siguiente:

'*************************************************************
'Elimina la hoja indicada
'*************************************************************

Public Sub EliminarHoja(SheetName As String)
    DeleteSheet SheetName
End Sub

Public Sub DeleteSheet(SheetName As String)

    On Error GoTo catch
  
   
    Application.DisplayAlerts = False
    Sheets(SheetName).Delete
    Application.DisplayAlerts = True
   
    Exit Sub
catch:
    MsgBox "Error en macro DeleteSheet. Error" & Err.Number & "-" & Error
   
End Sub

Paso 2. Acceder , dentro del proceso de Dataycle, e insertar una tarea nueva de tipo Ejecutar Macro que llame a la macro EliminarHoja pasándole como parámetro el nombre de la hoja que se desea eliminar. Hay que analizar en cada caso las hojas que se pueden eliminar. Si se desea eliminar varias hojas, hay que insertar tantas tareas como hojas a eliminar.

Paso 3. Acceder , dentro del proceso de DataCycle, al apartado Definir Resultados y dentro de aquí a Opciones de generación. Marcar el flag Comprimir el informe resultante en fichero ZIP y si se desea también la opción Eliminar el fichero Zip una vez enviado por correo

Paso 4. Activar el envío de correo y desmarcar el flag que pone Enviar el informe (excel o access) y verificar que está marcado Adjuntar el informe comprimido Zip. De esta manera el usuario final, sólo recibe el informe comprimido ocupando así, muchos menos espacio.

¿Cada cuánto accede la aplicación servidor, DCServer, al repositorio? ¿Se puede parametrizar?

DCServer es la aplicación servidor que permite ejecutar planificaciones programadas y procesos, que por decisión del usuario, se han de ejecutar en el servidor.

Inicialmente Datacycle Reporting tiene unos valores por defecto para los parámetros del servidor, como son, el tiempo en atender la cola de planificaciones y el tiempo en atender las solicitudes.

Por defecto, el tiempo para los 2 parámetros anteriores es: 

- Cada 30 segundos mira si hay alguna planificación pendiente de ejecutar.

- Cada 5 segundos mira si alguien ha lanzado la ejecución de algún proceso en el servidor (DCServer.exe)

Para poder cambiar estos valores en la versión 7.0 hay que hacer lo siguiente:

1. Abrir Datacycle Reporting.
2. Acceder a la parte de Configuración (Botón que tiene una llave inglesa con un engranage, en la parte inferior), en esta parte es donde está definido el perfil de correo, los usuarios, el servidor...
3. Editar el perfil de servidor correspondiente (Normalmente sólo hay uno configurado).
4. En el apartado Rendimiento se encuentran estos dos parámetros comentados anteriormente (en milisegundos).

Tablas dinámicas con memoria

Es muy común diseñar nuevas plantillas Excel partiendo de informes que ya han sido generados por Datacycle Reporting ya que como su estructura de campos y/o tabla dinámica es similar, se vacían de contenido y se toman como base de la nueva plantilla.

Esta práctica tiene un único inconveniente si el informe contiene tablas dinámicas.

Una tabla dinámica de Excel crea una copia oculta (cache) de los datos fuente, de manera, que si en algún momento una tabla dinámica ha estado vinculada a un rango de datos con registros, aunque el rango de datos ahora esté vacio, porque es una plantilla, la tabla dinámica, si desplegamos el contenido de cualquier campo de columna, seguirá mostrando estos registros. Este comportamiento en las tablas dinámicas de Excel, según Microsoft, permite calcular rápidamente una tabla dinámica y al mismo tiempo mantener la integridad de los datos originales.

Hay que tener cuidado ya que si tenemos fórmulas en nuestro informe de tipo ImportarDatosDinamicos que obtienen datos de esta tabla dinámica, pueden estar mostrando información incorrecta.

Para evitar futuros problemas hay 2 opciones:

1. Diseñar plantillas nuevas desde cero o bien partiendo de plantillas distribuidas e instaladas por DataCyle Reporting.

2. Ejecutar una macro que permita inicializar la caché de la tabla dinámica. En este caso, esta macro debe ser ejecutada desde el editor de visual basic de la plantillas. El código VBA es el siguiente:

Información:

- Nombrehoja: Sustituya esta palabra por el nombre de la pestaña de Excel donde está ubicada la tabla dinámica.

- NombreTabla: Sustituya esta palabra por el nombre de la tabla dinámica.

Sub Inicializar()
     Dim pvtTable as PivotTable

     For Each pvtTable In Worksheets("Nombrehoja").PivotTables

          If pvtTable.name="NombreTabla" then

               pvtTable.PivotCache.MissingItemsLimit = xlMissingItemsNone

               pvtTable.PivotCache.Refresh

          End If
     Next pvtTable
End Sub