Carandini confía en DataCycle Reporting para explotar la información de sus sistemas

CLIENTE

C. & G. Carandini S.A. empresa fundada en 1919 con larga tradición en el sector de la iluminación industrial y técnica. Pertenece desde el año 2000 al grupo industrial Acuity Brands con sede en Atlanta y que engloba a nivel mundial a más de 15.000 empleados. El mercado de influencia de Carandini se basa mayoritariamente en la venta de soluciones de iluminación en el mercado Español, Portugués y Francés.

SITUACIÓN

Carandini cuenta con información en dos bases de datos no vinculadas. Por un lado, SQL Server con sistema de gestión CRM propio, desarrollado a medida para la gestión del área comercial. Por otro lado, cuenta con AS-400 y ERP propio, para la gestión operativa y financiera.

El objetivo era el de realizar una explotación de la información de las dos plataformas con el fin de mantener informado a todos los departamentos.

Los principales retos a los que se enfrentaban eran:

• contaban con demasiada información alimentada al sistema y eso hacía que tuvieran poca visibilidad de negocio,
  
• las consultas a la base de datos eran complicadas y tenían dificultades en mantener la información,
  
• perdían mucho tiempo formateando y confeccionando informes en formato Excel,
  
• había muchos departamentos con una ceguera total de su gestión
  

SOLUCIÓN

Para resolver toda esta problemática de Reporting iniciaron un proceso de evaluación de herramientas. De entre todas las que evaluaron, por ejemplo, Crystal Reports o Hyperion, encontraron que la mayoría de ellas conllevaba un trabajo de parametrización bastante importante que hacía que el proyecto de implantación de la herramienta fuera inviable para Carandini. Además, otra de las barreras de decisión estaba en el precio, que en algunos casos comportaba una inversión demasiado elevada.

Según Sergi Muñoz, Director de Control de Gestión de Carandini, estas fueron las principales razones que hicieron que se decidieran por la solución DataCycle Reporting, por orden de importancia:

• Interface de usuario en Excel, lo cual minimizaba considerablemente los costes de formación a todo el personal, solo se tuvieron que centrar en recibir formación un grupo muy reducido de usuarios (diseñadores y administrador). Además, el hecho de que la interface de usuario sea en Excel también minimiza mucho el impacto tecnológico de entrada de una nueva herramienta en la compañía y contribuye a la aceptación del nuevo sistema.
  
• Parametrización fácil
  
• Precio
  
• Implantación inmediata
  
• Resultados en el mismo momento

En su implantación, la solución DataCycle Reporting, ha sido extendida a la mayoría de departamentos de la organización: Comercial, Finanzas, Operaciones, Control de Gestión e Informática. De entre todos los informes que se han conseguido automatizar cabe destacar: entrada y salida de pedidos, advertencia sobre pedidos críticos, estado cartera de pedidos, estadísticas de ventas para el área comercial, informes de control presupuestario o informes control cartera efectos, entre muchos otros.

A modo de ejemplo, estas son algunas de las mejoras que les ha proporcionado DataCycle Reporting:

Gestión de Cobros. Cuando en una factura se ha superado el vencimiento, el sistema envía, de forma automatizada, un informe que alerta al comercial de que el cliente todavía no la ha abonado. Antes sólo había constancia en el Dpto. de Finanzas, ahora los comerciales pueden ayudar a reclamar pagos de sus clientes al dpto. financiero y tienen constancia de un hecho que antes no sabían, y que además puede ayudarles también a la hora de una negociación.

BENEFICIOS

Gracias a DataCycle Reporting, Carandini, ha conseguido una reducción de tiempo muy considerable a la hora de confeccionar informes, una alimentación automática de la información por departamento y persona y una alineación total en las necesidades y prioridades de control de objetivos entre departamentos.

En definitiva, estos son algunos de los numerosos beneficios que les ha aportado la solución en la empresa:

Reducción del tiempo de comunicación, gracias a la distribución de informes automatizados que los usuarios reciben directamente en su correo electrónico.

Mejora en el tiempo de respuesta a cualquier problemática, por la distribución automatizada de informes y alertas que avisan a los usuarios ante desviaciones y acontecimientos inesperados.

Unificación de los criterios de información, antes podían encontrarse resultados diferentes de una misma información, ahora DataCycle Reporting integra los datos de todos los sistemas en plantillas Excel de forma automatizada facilitando que la información que reciben los usuarios sea homogénea.

Se han roto islas de información “privilegiada”, gracias a la capacidad de difundir de forma masiva la información todo el mundo está informado de la gestión de su área, antes solo disponían de información un grupo reducido de personas.

Aumento de la calidad de la información introducida en el sistema.

CONCLUSIONES

Según palabras de Sergi Muñoz, Director de Control de Gestión de Carandini: “La mejora en la gestión ha sido tan significativa que consideramos muy crítico estar más de tres días sin recibir la información”