La planificación de iniciativas en el Cuadro de Mando Integral

La mayoría de las empresas dedican el 95% del tiempo de trabajo de un año a las mismas tareas que lo dedicaban el año anterior. El 5% restante se dedica principalmente a proyectos diferentes un año de otro, que deben permitir mejorar la situación de la compañía respecto al estado anterior. Estos proyectos de mejora, que bajo la terminología de Cuadro de Mando Integral se denominan iniciativas, deberían lógicamente estar alineados con la estrategia de la empresa. De hecho, sabiendo que este 5% es crítico para la evolución de la compañía hacia una empresa mejor, y siendo tan escaso el tiempo que se dedica (sólo un 5%), se vuelve vital:

1. Una buena selección de iniciativas
2. Una efectiva definición y planificación de las mismas.

Respecto a la selección de iniciativas, existen varias formas para organizarse y tener una selección y aprobación de proyectos coordinada y alineada con la estrategia. Es toda una disciplina que ha encontrado nombre los últimos años: Project Portfolio Management o PPM. De ella hablaremos en otro artículo.

Nos centraremos en la definición y planificación efectiva de las iniciativas, donde naturalmente valen todos los conceptos de gestión de proyectos aprendidos y que conozca cada compañía. Pero aquí radica el principal problema: muy pocas personas en las empresas tienen la debida formación en gestión de proyectos, exceptuando áreas que tradicionalmente ya gestionan de ese modo, como podría ser Informática y quizás Marketing. En cambio, tenemos iniciativas claves en muchas otras áreas de la empresa, como Comercial, Recursos Humanos, Logística, Control de gestión, Dirección, ... cuyos líderes de estos proyectos no tienen la formación apropiada relativa a gestión de proyectos.

Veamos una introducción a qué puntos debería de tener una buena definición y planificación de un proyecto:

1. El propósito. Se trata de definir qué factores motivan el proyecto, qué misión tiene y qué objetivos estratégicos impulsa.
   
2. El Alcance. Principalmente definir qué incluye el proyecto y que es lo que no incluye. Suele ser más "edificante" definir que es lo que No incluye, especialmente aquellos puntos que están en la frontera de lo que uno podría esperar que fuera incluido en el proyecto.
   
3. Resultados esperados. En términos económicos, en clientes, en procesos, etc ...
   
4. Para quién es el proyecto. Definir quién es el cliente (interno o externo) y quién es el usuario del proyecto.
   
5. Entregables generados. Resultados físicos tangibles que generará el proyecto, normalmente documentos, maquetas, sistemas, ...
   
6. Recursos necesarios. Desde personas a recursos económicos
   
7. Plan. Lista de Hitos principales y de tareas para conseguirlos. Los Hitos son puntos de control con fecha determinada y con unos resultados determinados y objetivos que deben de haberse conseguido en ese punto. Permiten un mejor control del proyecto dividiendo el proyecto en partes.
   

En la imagen anexa pueden ver con más detalle cada uno de estos elementos, organizados en forma de esquema mind map (mapa mental) creado con el software MindManager.


Outcome Based Planning