Contar el número de valores únicos de una lista de valores, discriminando las celdas vacías

Este truco muestra una fórmula para poder contar el número de valores únicos de una lista sin tener en cuenta las celdas vacías.

Cómo obtener el mejor soporte: El portal de soporte personalizado

ApeSoft adquiere un compromiso con sus clientes desde el mismo momento en que se pone en marcha cualquier producto de la suite DataCycle. El objetivo de este compromiso es poner a disposición del usuario todo el equipo humano de Apesoft para garantizar la satisfacción en su trabajo cotidiano con la solución.

Con objeto de recibir un servicio mejor y más cercano, todo cliente de ApeSoft dispone de un entorno de soporte personalizado. Es un entorno web, operativo las 24 horas del día, en el que se puede buscar soluciones en una amplia base de datos de conocimiento, dar de alta casos de soporte, hacer seguimiento de las incidencias, intercambiar información con el técnico de soporte, ...

Todos los casos que se creen a través del entorno de soporte personalizado tienen máxima prioridad para el equipo técnico de ApeSoft. Si todavía no dispone de usuario del portal soporte personalizado, solicítelo al departamento de atención al cliente de ApeSoft (clientes@apesoft.com)

Para acceder al portal de soporte personalizado puede hacerlo directamente desde la web de Apesoft:

Una vez iniciada la sesión, podrá consultar sus dudas en una amplia base de datos de conocimiento:

Podrá crear y consultar sus casos de soporte añadiendo comentarios e intercambiando información, incluyendo archivos, con el técnico de ApeSoft

Tiene más información de detalle en el documento PDF Compromiso de Soporte Apesoft

Datacycle Planning 2.0

ApeSoft presenta la versión 2.0 de DataCycle Planning, toda una revisión completa del producto.

DataCycle Planning es la solución que permite realizar una automatización del proceso de gestión presupuestaria de su organización dividido en tres simples pasos:

1) Contribución de presupuestos. Mediante archivos Excel personalizados que se distribuyen a cada usuario, éste documenta los datos relativos a presupuestos y los sincroniza con la base de datos de presupuestos centralizada. También es posible la carga automática de los datos desde bases de datos externas.

2) Validación de los datos por parte de un usuario responsable (por ejemplo un controller). Directamente en Excel con los datos consolidados procedentes de las diferentes contribuciones.

3) Generación y distribución de los informes de seguimiento. Los datos de presupuestos validados se muestran en un informe Excel con abundantes funcionalidades (detalle por dimensiones como el área o la unidad de negocio, evoluciones anuales, semáforos, …).

El génesis de DataCycle Planning 2.0 ha sido fruto de las diversas experiencias en los heterogéneos proyectos de implantación de las versiones anteriores, incluyendo sugerencias de clientes e implantadores, además de las nuevas funcionalidades ya previstas en el roadmap del producto.

DataCycle Planning 2.0 incluye grandes mejoras y otras menores que simplifican y disminuyen los tiempos de implantación, facilitando el uso e incrementando el nivel de automatización del proceso presupuestario.

Estas son algunas de las principales mejoras de DataCycle Planning 2.0:

• Nueva gestión de versiones de presupuesto para facilitar el Rolling Forecast
  - Ahora se pueden definir diversas versiones de presupuesto (budget, primer forecast, segundo forecast, …) por periodo fiscal, pudiendo cambiarlas de estado en cualquier momento y con la capacidad de tener varias versiones activas simultáneamente.

• Transferencia de datos entre versiones
  - Mediante esta utilidad, es posible transferir datos entre versiones de presupuestos así como convertir datos reales en datos de una versión presupuestaria. Por ejemplo, cuando se realiza el Forecast de un trimestre, pueden transferirse los datos reales de meses anteriores como datos de Forecast de dichos meses, dado que son valores del pasado; o convertir los datos del año en curso como Budget del próximo año y así tener un punto de partida para presupuestar.

• Estructuras organizativas y jerarquías dimensionales
  - En DataCycle Planning, las unidades organizativas, incluyendo los recursos humanos para headcounting se denominan de forma común dimensiones.
  - A partir de la versión 2.0, es posible definir de forma flexible una o varias estructuras organizativas con diferentes jerarquías dimensionales. Por ejemplo una región que depende de una unidad de negocio. El contribuidor, o los receptores del informe de seguimiento, desde su plantilla Excel podrá escoger sobre qué región quiere contribuir sin necesidad de seleccionar primero la unidad de negocio.
  - A nivel tanto de usuario como grupo de usuarios, se asignan los privilegios como contribuidor de los diferentes valores dimensionales según los conceptos presupuestarios asignados (por ejemplo un contribuidor de una serie de áreas dentro de una misma unidad de negocio). Los permisos pueden heredarse (por ejemplo, si un contribuidor es responsable de todas las zonas de una misma unidad de negocio, simplemente se indica que contribuirá toda la unidad de negocio)
  - Es posible importar automáticamente la estructura organizativa de ficheros Excel o de una base de datos corporativa, y así evitar un doble mantenimiento de la información.

• Refresco automático de la estructura organizativa desde las plantillas de contribución
  - Esta ha sido una de las funcionalidades más demandas por los usuarios. Ahora, las plantillas de contribución y validación presupuestaria de DataCycle Planning 2.0 refrescan las dimensiones sobre las que tiene privilegios el usuario cada vez que se conectan al servidor de presupuestación (envío o descarga al servidor) y cada vez que se abre la plantilla.
  - Mediante esta nueva capacidad, dar de alta recursos en un departamento, cambiar personas de departamento, o cambiar una región de unidad de negocio son tareas muy sencillas y no hace falta enviar una nueva plantilla al contribuidor o validador.

• Nuevos eventos disponibles para ejecución de macros específicas
  - En las plantillas de DataCycle Planning 2.0 se dispone de un interfaz para insertar macros que se ejecuten en momentos concretos. Por ejemplo, antes de enviar al servidor, después de descargar del servidor, etc.

• Obtención de datos de cualquier versión desde las plantillas de contribución
  - Nueva columna “Versión” en la pestaña ConfigUI de las plantillas de contribución, que junto con la columna “FiltroAño” permiten obtener valores de cualquier versión con independencia del estado en el que se encuentre (si ya está validada sólo serán de consulta).

Solicite más información sin compromiso llamando al teléfono +34 935 820 258 o bien enviando un email a marketing@apesoft.com  

IASOFT Aragón se incorpora a la red de Partners de Apesoft en España

IASOFT Aragón, empresa de consultoría tecnológica y software factory, ha entrado a formar parte de la red de Partners de Apesoft. Por su parte, IASOFT es una empresa de referencia destacada en la comunidad de Aragón y con una dilatada experiencia en ofrecer servicios de consultoría tecnológica a empresas del sector público, aunque también cuenta con clientes distinguidos dentro del ámbito privado. Para Apesoft, la firma de este nuevo acuerdo de colaboración potenciará la entrada de las soluciones DataCycle en la comunidad de Aragón, así como en empresas del ámbito público y privado de dicha autonomía.

Además, cabe destacar que también han apostado por incorporar nuestra solución DataCycle Reporting en la propia compañía, lo cual ayudará a mejorar sus procesos internos de reporting en las áreas financiera y comercial y a sacar el máximo partido de la información contenida en su ERP Navision.

Acerca de Iasoft

iA Soft Aragón S.L. fundada en 1995, cuenta actualmente con un equipo humano de más de 90 empleados.
La actividad de iA Soft incluye la realización de proyectos en áreas de Consultoría de Sistemas, Consultoría de Sociedad de la Información, Consultoría y Diseño de Soluciones Internet, Servicios de Infraestructura y Plataformas Tecnológicas, Desarrollo de Aplicaciones, Mantenimiento de Aplicaciones y Sistemas, Servicios de Atención a Usuarios, Implantación de ERP, Implantación de soluciones Business Inteligente y Outsourcing Integral de Servicios de Información.

Acerca de Apesoft

Apesoft, primer fabricante nacional de Business Intelligence ofrece una suite integrada de soluciones que permiten mejorar el rendimiento de las empresas en el ámbito de la planificación, despliegue de la estrategia y análisis de resultados de negocio. Cuenta con más de 4.000 usuarios en 160 clientes entre España y Latinoamérica, desde Pymes hasta Grandes Empresas.

Importar datos dinámicos

Existe una función en Excel para extraer datos de una tabla dinámica a una celda fuera de la tabla, esta es IMPORTARDATOSDINAMICOS.

No es necesario conocer su funcionamiento, ya que si nos situamos en una celda externa a la tabla cualquiera, pulsamos = y seleccionamos el valor dinámico que queremos, nos aparece directamente la formula con todos los parámetros, etc.

En algunas versiones de Excel no está activa esta opción, y lo único que hace es poner el nombre de la celda referenciada.

Para solucionar esto, hemos de acceder al menú Ver, Barra de Herramientas, Personalizar, ir a la pestaña Comandos, seleccionar la Categoría Datos y en la ventana derecha (Comandos) busca el botón "General Get Pivot Data".

Este botón nos permite cambiar en el modo de presentación de la formula, tiene este aspecto:

Esta funcionalidad está a partir de Office XP.

Actualización automática de los datos de una tabla dinámica

Cuando se consolida el diseño de una tabla dinámica, se tiende a dejar en una hoja Excel y usar como un informe más. A partir de ese momento puede ser útil definir que siempre que se muestre la tabla sea con los datos actualizados. Y de esta manera no será necesario hacerlo manualmente mediante la opción (“Actualizar Datos”). Esto es muy cómodo si no se tiene activa la barra de herramientas de ‘Tabla dinámica’ en nuestra configuración propia de Excel.

Para conseguir esta actualización de datos automática, basta con realizar estos dos pasos:

1. Actualizar la tabla cuando se abre el documento Excel: Marcar la opción “Actualizar al abrir” en Opciones de Tabla dinámica (se accede desde la barra de T. dinámica o bien pulsando el botón derecho del mouse encima de la tabla dinámica.

2. Actualizar la tabla cuando se accede a la hoja que contiene la tabla dinámica :

Esta acción es muy práctica cuando se tienen los datos origen de la tabla en una hoja diferente (mayoría de casos). Se trata de introducir un código fuente que refresque los datos cada vez que se active la hoja, de manera que si se han hecho cambios en las celdas del rango de datos origen de la tabla, estos se reflejen automáticamente en la tabla en cuanto se quiera visualizar.

Concretamente se ha de añadir este código al evento de ActivarHoja, en la hoja que contiene la Tabla dinámica:

Private Sub Worksheet_Activate()

Dim iNumTable As Integer

For iNumTable = 1 To ActiveSheet.PivotTables.Count

ActiveSheet.PivotTables(iNumTable).RefreshTable

Next iNumTable

End Sub

La red comercial de Aguas Font Vella y Lanjarón SA mejora el análisis de la información de ventas con DataCycle Reporting

Aguas Font Vella y Lanjarón SA, sociedad perteneciente al Grupo Danone, nº 2 mundial en el mercado de agua embotellada, está mejorando el análisis de la información de su red de ventas con la solución DataCycle Reporting.

Ante el cambio de su Sistema de Información Comercial, Font Vella requería incorporar una nueva solución que resolviera las necesidades de Reporting del área Comercial de la compañía. Se buscaba cubrir la necesidad con una herramienta similar a la que ya tenían, pero que les aportara nuevas funcionalidades, les ayudara a ganar autonomía a la hora de efectuar cualquier cambio y, sobretodo, les permitiera el análisis de información off-line.

La autonomía en la administración, diseño y automatización de la generación y distribución de los informes en Excel, la capacidad de poder analizar la información sin necesidad de estar conectados a ningún sistema, junto con un coste general de la solución muy razonable, fueron puntos determinantes a la hora de decantar la decisión a favor de DataCycle Reporting.

Gracias a la solución DataCycle Reporting de ApeSoft, la red comercial de Aguas Font Vella y Lanjarón SA, compuesta por unos 100 comerciales en 5 delegaciones, recibe informes de ventas con diferente nivel de detalle, que les facilitan el análisis de las ventas realizadas por cliente, producto y categoría, y otras dimensiones analíticas. De esta forma la solución ayuda a optimizar su actividad y a la toma de decisiones.

Si desea recibir información acerca de esta solución envíenos un email a la dirección electrónica marketing@apesoft.com

Segmentar y quién es mi cliente (externo e interno)

Las estrategias hablan de los mercados y sus clientes, de como vamos a adquirirlos, como retenerlos y como crecer con ellos. En el mapa de nuestra estrategia (mapa estratégico) tenemos un lugar reservado para situar nuestros objetivos estratégicos sobre clientes: la perspectiva de clientes. Pero ¿sabemos quién es nuestro cliente?

Segmentar significa clasificar a nuestros clientes y potenciales clientes en grupos hacia los cuales queremos dirigirnos de diferente manera, haciéndoles una propuesta de valor distinta y personalizada, satisfaciendo mejor sus necesidades.

Cuando pensamos en clientes podemos incluir diversos entes:

• Cliente final (Consumidor, Comprador, ...)
• Canal
• Cliente interno
• Prescriptor
• Headquarters
• Influencias (organismo regulador, analistas, ...)

Es interesante recalcar la importancia de incluir al cliente final en los negocios donde se venda a través de Canal, puesto que es demasiado común pensar sólo en el cliente directo y olvidarse del “cliente de nuestro cliente”. En estas situaciones el valor que pensemos para el cliente final es un valor que sin duda también transmitiremos a nuestro canal, y al final tiene mucho que ver con la razón de ser (misión) de nuestro negocio: dar satisfacción al cliente final.

Si estamos diseñando una estrategia para un área de servicio que su cliente sea un cliente interno, aplicamos conceptualmente los mismos criterios: Qué distintos clientes internos tengo, qué le ofrezco o quiero ofrecer a cada uno de ellos, etc…

A la hora de segmentar, podemos utilizar varios puntos de vista: (1) Por tipo de negocio, (2) Por la importancia actual de su negocio en el nuestro (ventas), (3) Por el potencial de su negocio en el nuestro... El objetivo es buscar siempre una personalización en el valor que le ofrecemos, y que el cliente realmente perciba esta personalización, en concreto la parte positiva de esta personalización. Los dos últimos puntos de vista son adecuados cuando queremos atender de diferente forma a los clientes (servicio) en función de su importancia.

Cabe resaltar que una segmentación de clientes es un concepto ligeramente diferente a una clasificación de clientes. Con la clasificación de clientes se persigue generalmente distinguirlos para darles un servicio proporcional a su importancia y suele incluir sólo los clientes actuales. En cambio la segmentación incluye los clientes actuales y los potenciales, y su uso está destinado a distinguir propuestas de valor para cada tipología.

Para segmentar podemos usar muchos criterios diferentes, he aquí una posible lista:

• Mercados (tipología)
• Geografía
• Tamaño (fact, num empleados)
• Ventas con nosotros (ABCs)
• Ventas potenciales que podríamos tener
• Margen
• Interés estratégico, representación, prestigio
• etc …

Para poder iniciar un proyecto de segmentación, es importante (a) recurrir a los datos de nuestros sistemas de gestión, (b) incluir datos de nuestros mercados, (c) contar con los puntos de vista de Marketing, Comercial y Servicio, creando un equipo para ello, (d) definir acciones y propuestas distintas para cada segmento y por último (e) tener un programa de comunicación efectivo interno de los resultados y consecuencias que ha generado el proyecto.

Para terminar, uno de los efectos positivos que tiene este tipo de proyectos es, de paso, orientar toda la empresa (especialmente ciertos colectivos) al cliente.

La gestión por competencias en el Cuadro de Mando Integral

Los mapas estratégicos son los diagramas que dibujan la estrategia de una compañía o departamento, podríamos decir que son los “planos” de la estrategia, que del mismo modo que los planos de un edificio, sirven para poder discutir, comunicar y comprobar la bondad y ajuste de la estrategia antes de ejecutarla.

De las 4 perspectivas típicas del modelo de Kaplan y Norton que hay en un mapa estratégico, la cuarta se suele llamar “Perspectiva de aprendizaje y crecimiento”, “Perspectiva de impulso” o “Perspectiva de potenciales” entre otras denominaciones y resulta ser una de las perspectivas más importantes, sino la que más, por que son los cimientos sobre los cuales descansa toda la estrategia. Se estructura en:

I. Capital Humano : El equipo de personas, sus capacidades, su motivación, sus conocimientos y talentos que tenemos.

II. Capital Información : La información que tienen disponible las personas para trabajar. Relacionado muchas veces con IT y tecnología.

III. Capital Organizativo : Los procesos organizativos con los que contamos, el liderazgo, los hábitos, etc ...

Bien, pues en el primer apartado “Capital Humano” es donde juegan un papel importante las competencias. Veamos primero que no es necesario valorar el Capital Humano de toda la empresa (eso sería tarea de RRHH), realmente nos interesa centrarnos en ver qué familias de puestos de trabajo son re-levantes para la estrategia que estamos definiendo. Dada una estrategia concreta, podemos encontrarnos normalmente con 3 o 4 familias importantes, que representan la parte clave de todos los RRHH disponibles. Por ejemplo podrían ser: equipo de ventas, marketing, servicio a cliente y servicio técnico, en una hipotética estrategia orientada al cliente.

Una vez identificadas las familias de puestos de trabajo estratégicas se valoran qué competencias hacen falta, ya sea por que no las tengamos o por que las tengamos y debamos potenciarlas.

¿Qué es una competencia? La gestión de competencias trata de definir que comportamientos y habilidades hacen mejor a una persona en un puesto de trabajo para conseguir unos objetivos empresa-riales. Estos comportamientos o habilidades se denominan competencias.

Para seguir con el ejemplo, podría ser que dada una estrategia concreta de crecimiento, al equipo de ventas:

1. Le falte capacidad de análisis

2. No tenga método

3. Le falte comunicación con otros equipos de trabajo

La segunda competencia (método) se encuentra en un nivel bajo o inexistente y por tanto debemos introducirla. La primera y tercera competencias deben de potenciarse, es decir: las competencias tienen grados y podemos definir: qué grado existe actualmente, cuál es el necesario y por tanto cuál es el tramo o “gap” a cubrir necesariamente. La graduación es típicamente de entre 3 y 5 niveles, por ejemplo: (1) Inexistente (2) bajo (3) medio (4) buena y (5) excelente. Cabe reseñar que es importante describir bien una competencia, así como los distintos grados de los que estamos hablando, con los suficientes ejemplos y por escrito, para que quede claro a las personas qué esperamos de ellas. La forma de potenciar las competencias es diversa e incluye instrumentos tan amplios como el coaching y la formación.

Las competencias unen a las personas con la estrategia y les muestran que para conseguir sus objetivos debe mejorar ciertas habilidades, hábitos y comportamientos . La gestión por competencias es un proyecto que está relacionado con el Cuadro de Mando Integral en el sentido de desarrollar las competencias estratégicas que hacen falta para cumplir con la estrategia y ofrece beneficios muy interesantes como comunicar a las personas qué se espera de ellas, ayuda a potenciarlas, crea un marco definido y positivo para discutir como mejorar, y relaciona todo ello con los planes estratégicos.

Insertar automáticamente en un documento Word un texto utilizando Datacycle Reporting

Datacycle Reporting dispone de una tarea en sus procesos que permite maximizar el uso de la herramienta realizando tareas de muy diferentes ámbitos. Esta tarea es la de Ejecución de Scripts.

Vamos a analizar los pasos necesarios para que Datacycle Reporting inserte cierto texto, dinámico o no, en un documento de Word existente. Una utilidad práctica de este script, por ejemplo, sería generar cartas personalizadas en Word para los diferentes clientes de nuestra área o departamento.

El ejemplo que se muestra a continuación, es un script programado en Visual Basic script que inserta la fecha actual en un documento de word existente, ubicado en el directorio C:\Scripts\test.doc. Los pasos son los siguientes:

1. El código de la siguiente función se ha de insertar en la tarea de tipo Ejecutar Script de un proceso.

Sub EscribirWord
    Dim objWord,objDoc,objRange

    Set objWord = CreateObject("Word.Application")

    Set objDoc = objWord.Documents.Open("C:\Scripts\Test.doc")

    Set objRange = objDoc.Bookmarks("Fecha").Range
    objRange.Text = date
End Sub

2. Previamente a la ejecución del script, en el documento de Word tenemos que insertar un marcador que se llame Fecha que permita identificar al Script donde ha de insertar la fecha (porque el script buscará un marcador con este nombre). Para eso:

    - Abrir el documento de word C:\Scripts\Test.doc

    - Situarse en la posición del documento donde desearemos insertar la fecha actual a través de Datacycle Reporting.

    - Seleccionar el menú Insertar y a continuación la opción Marcador. Aparecerá un cuadro de diálogo.

    - En el apartado Nombre del marcador escribir el nombre Fecha y a continuación pulsar el botón Agregar

    - Guardar el documento de Word.

3. Ejecutar el proceso creado en Datacycle con la tarea y verificar que una vez finalizado el documento de word contiene la fecha actual en el sitio donde hemos elegido.