Reducir el importe pendiente y plazo medio de cobro

Gracias a la capacidad de DataCycle Reporting para distribuir información clave automáticamente a múltiples niveles de la organización, a partir de una única plantilla Excel, podemos llegar a mejorar infinidad de indicadores y ratios que en situaciones como la actual cobran mayor importancia. La clave está en que la información llegue a todo el mundo sin esfuerzo, incluidas las personas con algún tipo de competencia sobre el cliente, y que potencie la toma de mejores decisiones a cualquier nivel. Desde los Directivos que se encuentran en el nivel más alto de la jerarquía organizativa, hasta los responsables y personas que se encuentran en niveles inferiores. En el caso concreto de la gestión de cuentas a cobrar, que este tipo de información pueda llegar puntualmente cada mes, semana o día, con todo el detalle de información necesario y con la comparativa respecto a los objetivos marcados, puede ayudar a reducir nuestro importe pendiente y plazo medio de cobro. 

Ejemplo Cuadro de Mando "Cuentas a cobrar"A través de DataCycle Reporting podemos aplicar esta solución sin grandes complicaciones, y en unos tiempos record. Es tan secillo como automatizar un Cuadro de Mando que incluya la situación de las cuentas a cobrar, con indicadores clave como:

• Importe vencido y no vencido pendiente de cobro
• Morosidad
• Importe que hay en cartera 
• Composición de cartera por instrumento de cobro
• Detalle de la deuda por cliente, tipo de cliente y zona
• Black list con los clientes que superan un importe X mínimo de deuda
• Aging de clientes para ver la antigüedad de la deuda y el vencimiento por intervalos de tiempo.

Y todo ello con la posibilidad de poder llegar a analizar a nivel de factura.

Adicionalmente, podríamos completar la solución automatizando el envío de alertas de morosidad a nuestros clientes, como ya explicamos en un post anterior: "Reclamación de Cobros con DataCycle"

Tal y como apuntábamos al principio, lo interesante de poderlo hacer con DataCycle es que los vamos a distribuir a los usuarios en el formato más familiar y conocido, el Excel, y además ofreceremos a cada usuario la información correspondiente a su gestión. El nivel más alto dentro de la jerarquía organizativa tendrá la visión global y los siguientes niveles tendrán la visión de su ámbito de actuación. A continuación ilustramos una jerarquía de distribución de informes a través de DataCycle. En ella observamos como, a partir de una única plantilla Excel, se generarán 93 informes diferentes para un total de 93 usuarios. 

Ejemplo de Distribución de Informes Excel a diferentes jerarquías con DataCycle Reporting

En definitiva, lo que con otras soluciones serían meses y meses de proyecto, elevados costes de implantación y consultoría, elevados costes de licencias para poder hacer llegar la información a un grupo grande de personas, para DataCycle Reporting es todo lo contrario. Tan sólo en 15 días podemos conseguir automatizar y desplegar todos estos Cuadros de Mando Excel a centenares de usuarios dentro de la organización.

¿Se animan a cumplir con el propósito de reducir el importe pendiente y plazo medio de cobro con ApeSoft y DataCycle Reporting?

Ordenar campos de tabla dinámica con orden personalizado

Si queremos ordenar un campo de tabla dinamica que no sea alfabéticamente podemos crear una lista personalizada con el orden correcto. Posteriormente podremos ordenar automáticamente el campo. 

A continuación describimos en detalle como podemos hacerlo:

1. En opciones Excel clicaremos en el botón Modificar listas personalizadas

Clic para ampliar imagen2. A continuación, como se muestra en la imagen, seleccionaremos el rango dónde están los valores posibles ordenados:

Clic para ampliar imagen3. Finalmente, ahora sí, ordenaremos el campo alfabéticamente tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Clic para ampliar imagen

ApeSoft presenta un renovado DataCycle Scorecard

Otro de los grandes estrenos con los que iniciamos el año 2011 tiene que ver con el lanzamiento de una nueva versión de uno de nuestros productos, en este caso se trata de DataCycle Scorecard, que desde su última versión ha experimentado un profundo cambio. 

A partir del próximo mes de febrero liberaremos la nueva versión en la que se han incorporado funcionalidades enfocadas a mejorar la usabilidad así como un nuevo diseño del portal web estratégico, completamente renovado. 

Pantalla de inicio del Nuevo portal web estratégico. Clic en la imagen para ampliarDe entre las novedades que destacan en los tres grandes ejes de la solución (portal web estratégico, visor de cuadro de mando integral y entorno de administración) se encuentran:

Un nuevo motor de gestión de iniciativas/proyectos en el que se ha incorporado:

• Un entorno para documentar propuestas de proyectos, que permitirá recoger todas las iniciativas de mejora que se propongan por las personas, responsables y directivos de toda la organización. De esta forma haremos partícipes e implicaremos a todas las personas en la estrategia.
• Gestión Integral de proyectos/iniciativas (planificación, recursos, clientes, alcance...).
• Workflow para aprobación y seguimiento de los proyectos. 
• Seguimiento gráfico del avance y estado de los proyectos a través de un Gantt simplificado que permite un seguimiento más fácil de las iniciativas.

Bandeja de iniciativas. Clic en la imagen para ampliar. En lo que respecta al visor de Cuadro de Mando, desde ahora, existe compatibilidad con una estructura organizativa basada en jerarquías de dimensiones (unidad de negocio, área...). También incorpora un nuevo criterio más intuitivo para colorear el mapa en el visor del cuadro de mando y la posibilidad de definir indicadores de carácter trimestral, semestral y anual.

Finalmente, dentro del entorno administrador, encontraremos una mejor integración con DataCycle SMap, una nueva gestión de alertas sobre iniciativas/proyectos, y la posibilidad de crear y administrar campos personalizados en la ficha de proyectos/iniciativas.

Todas estas novedades merecerán una presentación por todo lo alto, por ello, durante el próximo mes de febrero realizaremos un webinar dónde explicaremos en detalle el gran avance que ha experimentado el nuevo DataCycle Scorecard.

Sobre DataCycle Scorecard

DataCycle Scorecard es la solución de ApeSoft que automatiza la generación y distribución de Cuadros de Mando. Ofrece tanto un soporte integral al despliegue de la estrategia en la organización (mapa estratégico, indicadores y objetivos, metas, seguimiento de proyectos/iniciativas, planes de mejora) como la automatización de cuadros de mando operativos (indicadores y objetivos). Está basada en la filosofía de Kaplan y Norton, creadores del Balanced Scorecard.

Automatizar presentaciones powerpoint con DataCycle

Desde una de las últimas versiones de DataCycle Reporting se ofrece una funcionalidad muy útil y potente que sirve para automatizar presentaciones powerpoint. 

Es común que en una compañía se generen powerpoints periódicos para presentar resultados en Comités de Dirección, en Consejos de Administración, Reuniones departamentales, con clientes... dónde se incluye la presentación de números y conclusiones. Esta preparación de powerpoints suele realizarse de forma manual, cortando, copiando y pegando datos de Excel a powerpoint. Como en toda tarea manual, además del tiempo que estamos invirtiendo en algo que nos aporta poco valor, corremos el peligro de cometer errores o de no estar a tiempo de prepararlo.

Gracias a DataCycle Reporting podemos automatizar por completo este proceso. Es tan simple como:

1. Seleccionar nuestra plantilla powerpoint corporativa

2. Definir las áreas dónde incluiremos el trozo de informe Excel que queremos integrar en cada slide. Por ejemplo, una cuenta de resultados, seguimiento presupuestario de ventas, etc...

3. Dejar un espacio para que una vez recibamos la ppt confeccionada podamos añadir nuestros comentarios y conclusiones. 

4. Planificar el envío por email en la periodicidad que necesitemos. Por ejemplo, podemos recibir nuestro powerpoint 3 días antes del Comité de Dirección, con todos los resultados preparados. La única cosa que quedará pendiente es analizar los resultados y cumplimentar las conclusiones en cada slide. 

Desde aquí podéis ver un ejemplo sencillo de powerpoint automatizado con DataCycle Reporting, justo para ver la personalización a través de un patrón de imagen corporativa y cómo se integran diferentes partes de un informe Excel de forma automatizada. Los comentarios están pendientes de completar puesto que el usuario lo recibe por email para tan solo tener que preparar las conclusiones en base a los resultados que analice:

- Cuadro Mensual (powerpoint 2003)

- Cuadro Mensual (powerpoint 2007) 

Es un proceso que cada vez más están automatizando nuestros clientes, y es que en toda compañía hay montones de powerpoints periódicos que generalmente son preparados por altos Directivos o secretarias de forma completamente artesanal. Algo menos en lo que tenerse que preocupar siempre genera satisfacción.

Ulma Construcción automatiza 400 informes Excel con DataCycle Reporting

Este mes de diciembreha sido publicada en Estrategia Empresarial una entrevista a nuestro Director General, Jaume Juan, en la que explica los planes futuros de expansión de ApeSoft dentro de Euskadi. 

En el marco de la entrevista se ha incluido el caso de éxito de implantación de DataCycle Reporting en uno de nuestros clientes del País Vasco, Ulma Construcción.

Ulma es uno de los clientes más antiguos de ApeSoft y una de las referencias que utiliza de forma más activa DataCycle Reporting, justo desde el año 2003. Su caso es digno de especial mención y por ello queremos compartirlo dentro de nuestro blog. Así es como Ernesto Maestre, Director de Informática de Ulma Construcción, nos contaba, de forma resumida, cómo utilizan DataCycle Reporting dentro de la compañía.

Punto de partida

ULMA Construcción necesitaba una herramienta de reporting completa, ágil y sencilla, tanto en desarrollo como en la explotación por parte de sus potenciales destinatarios. Debía permitir además la distribución de toda la información existente en nuestras Bases de Datos centrales, tanto vertical como horizontalmente, a todos los niveles y áreas de nuestra organización.

Debía hacerlo, además, con criterios de homogeneidad, para facilitar el análisis de conjunto y la coherencia en la toma de decisiones. El cálculo, seguimiento y control de los principales indicadores de negocio, exigían hasta entonces mucha elaboración manual por parte de nuestro departamento de control económico.

Además, nuestros usuarios estaban familiarizados con Excel y no deseaban perder tiempo y dinero en aprender a usar otras herramientas.

Debía, obviamente, tener un coste razonable tanto en su adquisición, como en su desarrollo y despliegue en nuestra organización.

Todo ello lo cumplía DataCycle Reporting, por lo que en 2003, tras una rápida, práctica y efectiva demostración por parte de ApeSoft, decidimos adquirirla. Desde entonces su uso no ha ido sino en aumento en nuestra empresa, siendo una de las herramientas que destaca por el grado de satisfacción que genera en sus usuarios, tanto en matriz como en filiales.

Uso de DataCycle Reporting

Todos los departamentos de matriz y de doce de nuestras filiales reciben informes provenientes de Datacycle.

Otro tanto pasa con los tipos de usuarios, ya que sus receptores son tanto directivos, como gestores, comerciales, técnicos, controllers, etc.

Los informes son muy variados, cubriendo los principales indicadores de gestión del negocio, facturación, financieros, de costes, logísticos, de control de producción y de gestión de RRHH.

Hoy en día existen ya unos 400 informes automatizados en el conjunto de nuestra organización, tanto para seguimiento diario, como semanal y mensual.

Aproximadamente 460 usuarios de diferentes países reciben informes DataCycle o bien acceden vía Intranet a los informes publicados.

Informes al Consejo de Dirección

Es importante destacar que el informe mensual de Control de Gestión que se distribuye en el marco del Consejo de Dirección y otros niveles ejecutivos, y que constituye el documento básico de información, seguimiento y control del negocio, se elabora mayoritariamente en base a informes provenientes de forma directa o indirecta de DataCycle Reporting.

Los beneficios

Los beneficios obtenidos han consistido en disponer de una información homogénea, elaborada a partir de nuestras Bases de Datos centrales, de distribución sencilla a todos los niveles, Excel como herramienta de explotación bien conocida por todo el mundo, desplegada globalmente, junto con nuestro ERP, y casi sin esfuerzo añadido. Sobre todo, aporta fiabilidad a nuestros gestores de negocio, ya que los datos se elaboran de forma controlada y homogénea y se confía a la hora de tomarlos como base para la toma de decisiones.

De la herramienta en sí, destacaría su sencillez y alta productividad en el diseño de consultas e informes, la posibilidad de planificar su ejecución y de aplicar diferentes perfiles de usuario para el acceso a los mismos.

Sobre Ulma Construcción

ULMA Construcción es una empresa que desarrolla su proyecto en un mercado global, tras años de experiencia proporcionando servicios y soluciones industrializadas de encofrado, apeo y andamios al sector de la construcción. Ofrece productos y soluciones con amplio espíritu de servicio, asesoramiento técnico, puesta en obra y servicio postventa. Implantada actualmente en 23 países de Europa, América, Asia y África y con una cifra de negocio consolidada que en 2009, pese a la crisis del sector, estuvo en 300 millones €, en cifras redondas. 

ApeSoft en el libro "125 empresas innovadoras. Quienes son y cómo lo hacen"

Durante el mes de febrero de este año 2010 fue publicado en la sección de Economía Emprendedores de "El Periódico de Catalunya" un artículo-entrevista acerca de ApeSoft en el que el periodista, Manel Torrejón, destacaba especialmente las ventajas y el potencial de la solución DataCycle Reporting, así como los planes de crecimiento presentes y futuros que ApeSoft tiene en marcha.  

Este artículo, bajo el título "Hojas de cálculo sin martirio", ha sido seleccionado para formar parte del libro "125 empresas innovadoras. Quienes son y cómo lo hacen", un inventario de casos representativos o especialmente interesantes de los que ha ido publicando el periodista Manel Torrejón.

Reclamación de cobros con DataCycle

En momentos como el actual todas las compañías están muy sensibilizadas con las facturas vencidas pendientes de cobro. La reclamación de cobros es una tarea tediosa, poco agradable de realizar y sobre todo de gran importancia para cualquier organización ya que afecta directamente a nuestro "cash"y nuestras previsiones.

¿Sabías que DataCycle Reporting puede ayudarte a automatizar el proceso y mejorar radicalmente tu gestión de cobros?

La verdad es que nos consta que es un proceso super efectivo que ya están poniendo en práctica algunos de nuestros clientes como Reed Exhibitions que lo plasma en el case study que encontraréis en este mismo blog.

Cómo lo hace

1. DataCycle consulta nuestra base de datos y detecta las facturas vencidas pendientes de pagar por parte de nuestros clientes.

2. Una vez las tiene detectadas envía un email automático al cliente dónde en el cuerpo se le informa que tiene facturas vencidas pendientes de pagar por importe X, desde hace X días. También podemos incluir nuestro número de cuenta para facilitar la ejecución de la transferencia. Adicionalmente podemos adjuntar un excel con el detalle de facturas pendientes o un PDF con una copia de la/s factura/s.

3. A medida que pasan los días y nuestro cliente no nos paga podemos hacer que nuestro email vaya cambiando y aumentando de tono.

4. Y además podemos hacer que una vez enviado el proceso la persona responsable de reclamar reciba un email con un excel dónde se le informe de los clientes a los que se ha realizado dicho envío. También podemos hacer que esta información llegue a los comerciales y así estén informados antes de ir a negociar con sus clientes.

Sin duda, los beneficios son muchos:

- La revisión de facturas pendientes se realiza de forma automática y periódica,  reduciendo el tiempo necesario para recuperar esta información por parte del personal de Cuentas a Cobrar.

- El hecho de que el envio del aviso a los clientes sea automático permitirá reducir la emisión de llamadas de reclamación de pagos.

- Eliminaremos papeles, emails y excels manuales que van corriendo entre departamentos (finanzas, ventas, dirección...) y clientes.

- Compartiremos la información con otras áreas a las que pueda ser de utilidad. 

Algo tan simple de realizar por DataCycle como es éste proceso puede significar un gran progreso en una tarea que para muchas compañías es un auténtico cuello de botella. 

No dudes en contactarnos si quieres saber más acerca de cómo podemos ayudarte en este aspecto y en otros procesos que pueden permitir automatizar el reporting excel, reporting financiero, cuadros de mando y mucho más.

ApeSoft estrena nueva página web

ApeSoft estrena nueva página web en español, la nueva apuesta cuenta con una imagen renovada y un contenido más amplio que la anterior. No deje de visitarla en www.apesoft.es

Comparar y trabajar con hojas de cálculo en la misma ventana

¿Tiene dos libros de Excel abiertos y necesita comparar datos?

Con los libros abiertos acceda al menú superior Ventana - Comparar en paralelo con... y seleccione el otro libro.

La ventana quedará tal como se muestra en la siguiente imagen. De esta manera se puede comparar fácilmente el contenido entre ficheros. Cuando se desplace el cursor hacia abajo en la hoja de la parte superior, también se desplazará la hoja inferior.

DataCycle Reporting de ApeSoft ayuda a Praxair México a automatizar sus informes y a mejorar la comunicación

Cerdanyola del Vallès/Madrid, 20 de septiembre, 2010.- ApeSoft, primer fabricante español de Business Intelligence en expansión mundial, ha anunciado que su cliente Praxair México – mediante la utilización de la solución DataCycle Reporting – ha reducido la generación y distribución manual de informes en Excel, mejorado los tiempos de reacción ante desviaciones a través de la generación de alertas y ha conseguido estrechar los canales de comunicación con sus clientes y proveedores.

Praxair es una compañía estadounidense fundada en 1907 con oficinas en más de 30 países y 27.000 empleados repartidos por todo el mundo, dedicada a la producción de gases industriales y con más de 1 millón de clientes repartidos por todo el planeta.  La subsidiaria en México decidió a finales de 2008 optimizar el flujo de información dentro de su organización, mediante la implantación de una solución de BI. Para ello, se decidieron por DataCycle Reporting, la solución desarrollada por ApeSoft.

Antes de la llegada de la solución, en Praxair México al igual que en muchas organizaciones, existían largas jornadas de trabajo dedicadas a la generación y distribución manual de información utilizando Excel. El tiempo y los recursos dedicados para esta tarea no permitían aprovechar el talento del personal implicado en este tipo de labores.

Tras el proceso de implantación, DataCycle Reporting extrae la información de diversas fuentes, principalmente del ERP JDEdwards – donde se integran los módulos de la parte financiera, órdenes de ventas y distribución – y también desde otros sistemas desarrollados dentro de  Praxair México, basados fundamentalmente en SQL.

De forma diaria, Praxair envía 30/40 informes, algunos con perfiles operativos, otros financieros, compras,  pero a lo largo del mes, sobre todo en los cierres generan informes financieros, carteras, estados de cuentas, etc. - información destinada a 500 usuarios. La solución ha contado con una gran acogida en la compañía, tal y como apunta Martín Vega, Gerente de Sistemas de Información en Praxair, “al usuario final lo que más le agrada es que todos los días cuando llega a su ordenador tiene un informe con la información que él necesita para tomar decisiones”.

Generación de alertas

“Lo estamos utilizando para varios propósitos, muchos de ellos son financieros, pero realmente lo estamos usando para otras cosas que ni si quiera pensábamos que se podría. Un ejemplo de ello es la generación de alertas. Tenemos alertas basadas en DataCycle como puede ser la parte presupuestaria: cuando el gasto real empieza a superar el presupuesto, se genera un informe en Excel que es enviado al dueño del presupuesto advirtiéndole de este hecho”, explica Martín Vega.

Ese mismo sistema de generación de alertas también se emplea para avisar de los excesos en la inversión o en el área de distribución para controlar la seguridad en el procesamiento de las unidades, por ejemplo, midiendo el grado de velocidad y alertando cuando se producen excesos. “Nuestras unidades tienen GPRs instalados que graban algunos KPIs de la unidad como es la velocidad. Estos equipos envían en línea diferentes mediciones como la velocidad. Cuando una unidad de distribución rebasa algún limite, una alerta es generada y usando DataCycle, levantamos estas alertas y las enviamos a los Jefes de Distribución quienes tomarán las medidas necesarias para evitar un accidente. Todo esto con un desfasamiento de 5 minutos máximo. De forma adicional, al llegar a nuestro centro de distribución esa unidad vacía esa información en una Base de datos SQL. Entonces DataCycle lee todos los excesos de velocidad de ese día y los envía a los jefes de distribución”, comenta Martín Vega.

De esta forma, los jefes de distribución de Praxair reciben sólo la información de los excesos – no de toda la operación – y con esos datos, pueden tomar las decisiones y medidas oportunas dependiendo de la cantidad y de la frecuencia de este tipo de incidencias.

Los beneficios

Para Martín Vega de Praxair, “los beneficios son múltiples, quizá el mayor podría ser la eliminación de errores derivados de la manipulación de datos en Excel, ya que ahora evitamos procesar la cantidad de información, subirla a un archivo Excel y partirla en varios  documentos después”.

Además de la reducción de errores, se ha incrementado el aprovechamiento del talento al poder contar con recursos humanos destinados a tareas más productivas para la organización que la generación de informes manualmente.

También destaca la mejora en la relación con los proveedores y clientes, tanto en imagen, como en procesos de trabajo. “Se han reducido las llamadas de los proveedores sobre el estado de sus facturas, ya que les enviamos un aviso de depósito con un extracto de cuentas donde se indican todos los detalles. Además, hemos ganado en imagen de compañía, ya que podemos ofrecer más información a clientes y proveedores y hemos estrechado nuestros canales de comunicación con ellos”.

Sobre ApeSot

ApeSoft es una compañía de software de Business Intelligence basado en resultados Excel para análisis de información, presupuestación y planificación estratégica, fundada en 1994, con sede central en España y oficinas en Estados Unidos. ApeSoft tiene clientes en USA, América Latina, Europa y África.

ApeSoft provee soluciones de Business Intelligence a organizaciones de todos los tamaños ayudando a: desplegar capacidades analíticas a todos los niveles, optimizar los procesos de toma de decisiones, mejorar la capacidad de adaptarse a los cambios dentro de un entorno competitivo y aumentar el rendimiento empresarial.

Más de 7.000 usuarios en 300 organizaciones utilizan la solución de ApeSoft DataCycle Reporting, su solución estrella.

Sobre Praxair Mexico

Praxair México es una subsidiaria que pertenece en su totalidad a Praxair, Inc y un suministrador líder de gases industriales en México que opera como compañía global con eficiencia local y capacidades de clase mundial, con más de 300 sitios de producción, distribución y ventas y una fuerza laboral de 2,500 empleados que sirven a una amplia gama de industrias con más de 35,000 clientes.