DataCycle Planning, más allá de la gestión del proceso presupuestario

Hace tres años, ApeSoft, lanzó al mercado la solución DataCycle Planning con el propósito de que ayudara a las compañías a gestionar de forma más eficiente y con menos esfuerzo el proceso presupuestario, así como a mejorar su seguimiento facilitando la realización de más revisiones del presupuesto que ayudaran a ajustarlo mejor a la realidad de cada momento.

A lo largo de estos años, la rápida evolución de la herramienta y sobretodo la experiencia en diversos proyectos nos ha hecho ver que DataCycle Planning es mucho más que una solución para resolver el proceso de gestión presupuestaria. Y es que son numerosas las compañías que, además del presupuesto, gestionan múltiples procesos con hojas de cálculo Excel. Por ejemplo:

• Área de Ventas: Presupuestos de Ventas, Gestión de Acuerdos Comerciales, Ofertas y Propuestas con grandes clientes…
• RRHH: Headcounting, Incrementos salariales
• Operaciones: Proyectos
• Etc

En la gestión de cualquiera de estos procesos se repiten los mismos pasos y por consiguiente las mismas problemáticas de gestión:

Situaciones comunes en la Contribución y Documentación de Información

• Varios usuarios documentan información en una hoja Excel (Propuesta, Oferta o Acuerdos Comerciales con clientes/proveedores, Presupuesto Financiero o Ventas, Incrementos Salariales…)
• Posteriormente el usuario envía la plantilla cumplimentada al Responsable del Proceso

Problema: Información descentralizada, sin control y sin entorno seguro

Situaciones comunes en la Consolidación y Validación de Información

• El usuario Responsable valida la información y si no está conforme la devuelve al usuario para rectificarla.
• En este punto también se hace necesario la consolidación o agregación de toda la información enviada, este paso es realizado de forma muy manual y “artesanal” copiando y pegando datos.
• Varios niveles de validación de la información contribuida.

Problema: Pérdida de tiempo en tareas manuales, errores debido a la manipulación de datos, gestión de plantillas y sin control claro del proceso.

Situaciones comunes en el seguimiento y análisis

• Dificultad en obtener informes de seguimiento que permitan comparar el real con el previsto
• Este punto suele ser conflictivo en la mayoría de casos ya que se hace muy difícil poder tener una visión de la realidad y por lo tanto la reacción ante desviaciones es mucho más lenta, con todas las consecuencias que esto puede conllevar

Problema: Falta de información que permita tener una idea clara de la realidad. Puede que existan los informes de seguimiento pero se pierde mucho tiempo en obtenerlos.

Gracias a DataCycle Planning todo este proceso se simplifica y agiliza de forma “extraordinaria”, ya que se eliminan por completo los problemas y consecuencias descritos anteriormente. Estas son las mejoras y beneficios que comporta, en cada una de las fases, el hecho de contar con una solución como DataCycle Planning:

Beneficios en la contribución y documentación de información

• Información bajo control en un sistema centralizado, 100% seguro.

Beneficios en la consolidación y validación

• El sistema consolida y agrega los datos de forma automatizada. Además, el control del proceso de validación es absoluto.

Beneficios en el seguimiento y análisis

• Generación automatizada de informes de seguimiento que comparan el real con el objetivo.
• También, envío automatizado de alertas que avisan ante desviaciones críticas.

En definitiva, que todo ello convierte a DataCycle Planning en una potente plataforma capaz de resolver múltiples procesos de gestión en Excel.

Si desea saber más acerca de la solución contacte con nosotros a través del teléfono 902 789 981 (llamadas nacionales), +34 93 582 02 58 (llamadas internacionales) o bien envíe un email a: marketing@apesoft.com