Matriz Ovar. Medir los proyectos

Si su Cuadro de Mando no mide los proyectos e iniciativas está incompleto

En terminología Cuadro de Mando Integral, denominamos iniciativas a los proyectos que llevamos a cabo dentro de las empresas para impulsar algún tipo de mejora. Pero ¿por qué son importantes las iniciativas? pues sencillamente miden esfuerzos, algunas veces muy importantes, a través de los cuales se conseguirán objetivos primordiales, y por esa razón se hacen casi tan importantes como los propios objetivos estratégicos (también llamados metas). Acaso ¿no es importante terminar un proyecto de redistribución de la cartera de clientes entre la fuerza de ventas, en el momento en que nos comprometimos que terminaría?

Miremos con detenimiento que causas provoca que este proyecto no se termine a tiempo.  Probablemente, si el proyecto hubiera terminado, la fuerza de ventas con una mejor redistribución de clientes As, Bs y Cs podría centrarse en atender mejor a los clientes importantes, a generar más negocio de ellos, a fidelizarlos y rentabilizarlos. Incluso es probable que cuando se pensara el proyecto de redistribución de la cartera, éste impulsara algún objetivo estratégico de forma explícita, como podría ser “Incrementar la prospección a nuevo cliente”. Es decir, la empresa tiene el objetivo de  incrementar el número de clientes y cómo la fuerza de ventas actualmente no tiene tiempo de ello se hace necesario redistribuir mejor la cartera de clientes para centrarse en los más importantes, atender a cada nivel de clientes como se merece y liberar algo de tiempo. Incluso se han definido objetivos cuantitativos sobre cuánto debemos prospectar.

Ahora, si juntamos todas las piezas veremos que si el objetivo estratégico de “incrementar la prospección a nuevo cliente” no se está consiguiendo, será por una causa directa tipo “no estamos haciendo el número de visitas de prospección que marcamos”, pero tendrá una causa previa potencial muy importante: “El proyecto que debe liberar de tiempo a la fuerza de ventas está retrasado” y esta es la causa real del problema.

No es raro el caso en que una iniciativa se vuelve tan importante de monitorizar su progreso que es directamente un objetivo estratégico, que será medido con indicadores que tienen dos naturalezas distintas:

a) indicadores resultado, serían los indicadores que miden los resultados de la ejecución de la iniciativa. Por ejemplo, la iniciativa "Ejecución del plan global de ahorro de costes general" sería medido por el % de ahorro sobre costes que representa cada mes durante todo el año.

b) indicadores de progreso de la iniciativa, que miden cuánto ha avanzado el proyecto en cuestión. Suponiendo el mismo ejemplo anterior, como el plan de ahorro de costes general estará compuesto de varias etapas, podemos medir el grado de avance porcentualmente de 0% que indica que el proyecto no ha empezado a 100% que indica que ya ha terminado.

Cuando las iniciativas no son tan importantes para que sean objetivos estratégicos conviene usar indicadores de progreso para tener todos los proyetos de la empresa relevantes bajo control.

Hace ya algún tiempo que existe una matriz denominada OVAR que cruza las iniciativas (proyectos) con los objetivos estratégicos, mostrando en cuáles impacta cada una de ellas. Además muestra el responsable del proyecto y puede enriquecerse con la fecha de inicio, de fin, estado del proyecto e incluso un pequeño gráfico gannt.